UTILISER LE PUBLIPOSTAGE
Excel : gérez vos mailings édition avec le publipostage
02/12/2010Des informations commerciales à communiquer sur votre entreprise ? Une invitation pour un salon à adresser à tous vos clients ?
Utilisez le publipostage pour faire un envoi massif et personnalisé de vos documents, sans y passer des heures !
> POURQUOI UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ?
Imaginez : vous devez inviter vos clients à un salon professionnel. Vous allez rédiger un courrier type mais souhaitez y faire apparaître quelques informations personnalisées : coordonnées de la société, nom du client dans certaines phrases, brochures auxquelles il est abonné… Avec le publipostage vous pouvez créer un document commun à tous vos destinataires et personnaliser le contenu de certaines zones. Son intérêt ? Simplifier votre rédaction, retenir l’attention de votre destinataire et rendre votre envoi plus rapide.
Un impératif pour employer le publipostage : utiliser 2 documents.
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Une source de données : le fichier qui contient les éléments variables. Par exemple la liste des noms et adresses des destinataires.
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Un document principal : la lettre qui intègre les éléments fixes et les emplacements réservés aux éléments variables.
Bon à savoir
Votre source de données peut être un tableau Excel, Word, une base de données Access ou tout autre base de données provenant de logiciels compatibles avec Word.
> FAITES VOUS ASSISTER !
Le publipostage est une fonctionnalité de Word qui vous assiste pas à pas. Où le trouver ?
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Rendez-vous dans le menu Outils.
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Glissez jusqu’à Lettres et publipostage et choisissez Fusion et publipostage.
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Une fenêtre s’ouvre à droite de votre écran. Elle sera votre guide.
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Cochez la case Lettres
Ensuite, il vous suffit de suivre les 6 étapes qui vous seront proposées.
> ENVOYEZ VOTRE DOCUMENT
Votre courrier est rédigé et vos informations personnalisées renseignées. La prochaine étape ? L’envoi de votre mailing bien sûr ! Vous avez deux possibilités pour présenter l’adresse du destinataire :
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Utiliser l’entête de votre courrier
Faites correspondre les coordonnées du destinataire de votre document avec l’emplacement de la fenêtre de vos enveloppes. Pliez, insérez dans l’enveloppe et le tour est joué ! -
Utiliser des étiquettesBon à savoir : Gardez sous la main votre boîte d’étiquettes. Elle comporte les informations dont vous aurez besoin pour imprimer : dimensions, marques, numéros de référence…
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Ouvrez Lettres et Publipostage puis Démarrez la fusion et le publipostage.
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Choisissez Etiquettes comme type de document.
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Word vous accompagne étape par étape pour créer vos étiquettes de publipostage.
Attention : À l’étape 2, n’oubliez pas de renseigner les Options d’étiquettes. Elles permettent de définir leur format afin d’éviter les surprises à l’impression.
L’ASTUCE KALLIGO
Avant d’imprimer vos étiquettes, vérifiez que les adresses sont bien positionnées : imprimez une page sur une feuille classique puis regardez par transparence avec une planche d’étiquettes vierges si la mise en forme vous convient. Fini le gâchis !